Il podestà, sia nel periodo repubblicano che in quello granducale, era nominato dalle autorità fiorentine ”per via di tratta”; il suo nome scritto su un cedolino veniva, cioè, estratto a sorte da un’apposita borsa dov’era stato inserito in precedenza insieme a quello di altri cittadini di Firenze abili ad esercitare l’ufficio.
Una volta ricevuto l’incarico egli veniva inviato a destinazione munito di lettere credenziali ed entrava normalmente in carica assieme al nuovo consiglio semestrale della podesteria che a Terranuova si insediava in genere nei mesi di maggio e di novembre.
Negli statuti fiorentini del1415 la podesteria terranuovese era classificata di primo grado.
La residenza del podestà era fissata al centro della terra nuova nel palazzo della podesteria che era provvisto di una loggia prominente sulla piazza dove si svolgevano le aste pubbliche e alle cui colonne venivano affissi bandi e ordinanze. Al piano terreno c’era la sala dove il podestà teneva “corte”, cioè, esaminava le cause civili, con a fianco due camere per i suoi “famigli” e il locale delle prigioni.
Sempre al piano terra dell’edificio, così come nei più ricchi palazzi privati, c’era un pozzo con tanto di carrucola e fune per attingere acqua potabile. Ai piani superiori si trovavano la sala per le riunioni del consiglio e l’appartamento riservato allo stesso podestà. Sulla facciata del palazzo e sulle colonne della loggia ognuno di questi “ufficiali” faceva apporre, dipingere o scolpire, secondo l’uso, lo stemma di famiglia con la data del suo mandato. Questi stemmi, ancora visibili sui palazzi pubblici di altri comuni, furono tolti quando l’edificio, divenuto sede della nuova “comunità” istituita nel 1774, fu completamente ristrutturato a partire dal 1845. Di essi, quello degli Iacopi che raffigura un porco di cinta senese è stato recuperato di recente e posto in una sala del nuovo palazzo; due colonne della podesteria con stemmi incisi sono state invece portate nella nuova Sala del Consiglio e chiesa della Compagnia dalla Veste Bianca.
Sempre al podestà di Terranuova nei tempi più antichi era riservato un orto per uso personale presso la Porta San Giorgio accanto alle mura, là dove agli inizi del Seicento sarebbe stato edificato il monastero benedettino femminile della Santissima Annunziata (oggi Oratorio San Benedetto).
Quando giungeva nel castello di Terranuova, egli era accolto davanti al palazzo dal gonfaloniere del comune o da quello della podesteria, presentava le credenziali al cancelliere comunitativo o, in sua assenza, ad un notaio; quindi, giurava fedeltà agli statuti nella chiesa plebana e si insediava ufficialmente.
I compiti del consiglio di lega o di podesteria consistevano nel provvedere al mantenimento delle strade di collegamento tra le singole comunità o popoli che la componevano o con le altre podesterie, costruire e mantenere in sesto i ponti, provvedere all’approvvigionamento idrico curando l’efficienza delle fonti e dei pozzi, ripartire le spese per queste occorrenze e per quelle imposte dal governo dello stato in misura proporzionale tra i vari popoli amministrati e curare ogni altra questione che fosse di sua pertinenza.
A volte fra i consigli e quello della podesteria sorgevano conflitti di competenze, soprattutto c’erano da effettuare pagamenti e quindi si doveva ripartire la spesa fra i contribuenti; capitava anche che i comuni ricorressero alle magistrature dello stato pur di far rientrare alcune spese fra quelle della podesteria e ripartirle fra tutti i popoli che la componevano.
Ciascuno dei popoli aveva diritto ad un seggio nel consiglio di lega o dei rappresentanti sia di per sé che come parte di un unico comune: questo era il caso del comune di Terranuova che era formato dai cinque popoli di Pernina e Cave (insieme), Ganghereto, Mori, Pozzo e Terraio, il comune di Anciolina, Chiassaia, Faeto, e Pratovalle, o quello di Loro cui era associato il comune e popolo di Poggio.
Ciascun comune aveva un proprio consiglio amministrativo con un gonfaloniere a capo e con un camarlingo incaricato di tenere i conti, e veniva rinnovato di sei mesi in sei mesi col sistema dell’imborsazione e della tratta.